書名:麥肯錫新人培訓7堂課
一、內容摘要
世界最強的顧問公司(麥肯錫)的員工平均在職年數約為3到5年,離開後不是自行創業就是在各行業擔任經營或管理職務。麥肯錫的畢業生可以在很短的時間內,於各領域中大鳴大放的原因,就是曾在新人培訓課程中學到獨特的工作術。
(一)麥肯錫的專業風範
以客為尊,並親臨現場感受實際狀況,用自己的眼睛和耳朵去感受與挖掘問題。提供給客戶的,不只是紙上談兵的分析,而是能夠實際用於現場,並且淨收益上也能有卓越成效。
主動積極,品質做到完美無瑕,身上的行頭也能體現品牌價值。除了邏輯思考能力,更具備藝術家的敏感度。
不管別人的評價,活用自己的特色,創造出獨特的價值,成為獨一無二的職人。
別只注意眼前的問題,當試著從現象的框架抽離,用更宏觀的角度面對,往往能看見當場看不見的真正問題。人們對於自己正在關注的事情,特別容易產生反應。因此,當我們聽到對方說這個部分有問題請幫我解決的同時,別忘了在腦中保留一塊空間,發揮批判性思考,想想真正的問題有沒有可能在別的地方。
(二)解決問題的基本流程
解決問題的真正意思不是處理已經發生的問題,而是先問為什麼會發生這個問題?怎樣才能不讓這個問題發生?追根究柢挖掘出問題本質後,再進一步處理。先搞清楚真正的問題,再思考解決方法,最後付諸實行。真正通往解決問題的途徑並非處理眼前的問題,而是先思考什麼是真正的問題和重要的議題。
先設定問題與答案所在的領域→整理議題並將它結構化→收集情報→提出假設→驗證假設→思考解決策略→執行策略
掌握問題的結構:正確的步驟應該是先定義(確認問題所設定的範圍),再將結構外顯化。就是先從眼前發生的現象推想問題出在哪裡,接著思考他和哪些因素有關,也就是分離現象與原因。
分解問題的方法:邏輯樹
1.把握「彼此獨立(不重複)、互不遺漏(無遺漏)」原則。
2.根據事實,避免放入感情或受態度強硬的人影響。
3.不要投入太多心力在不重要的項目。
檢驗假設的方法:議題樹(先以最重要的議題為出發點,接著列出相關要素,最後再以是/否方式檢驗假設是否正確)
思考解決策略時,必須以現況、意義、手段三個部分為基礎。
解決問題時必須注意的重點:
1.不要受到眼前的狀況和條件所限制
2.經常意識到邏輯思考
3.不斷問自己為什麼?
4.為了誰?做什麼?怎麼做?
(三)處理情報的技巧
書籍、報紙、雜誌、網路媒體都是經過他人之手的二手情報,免不了會有缺漏或是刻意編輯的部分,只能當成參考。研究和調查一定要掌握第一手資料,並且強調親臨現場、實地走訪。如果要引用智庫資訊,應先釐清資料定義、形成的過程以及評斷標準等。另外,只是單純地分析眼前的情報或數據,那不夠漂亮,因為重點不在分析,而是創造。一個顧問能不能提出好的提案,關鍵在於發想。發想最重要的,就是從哪個角度切入。必須問自己怎樣才能發現新的切入點?怎樣才能讓客戶驚嘆、為客戶帶來效益?枯燥的數據無法打動人心,也無法產生價值。必須從單純的數據中,分析漂亮的情報,讓人覺得很有意思。
影響分析結果的好壞有很多因素,最重要的是歸零發想和思考意義。歸零發想如同字面意思,是捨棄舊有觀念,嘗試全新的想法。真正情報處理專家從歸零發想的觀點提出新想法,再從新想法提出適當的提案。不管看到任何資訊,一定要先思考能不能從歸零發想的觀點重新整理?這個情報對誰來說有什麼樣的價值和意義?如此一來,客戶就會信任你,也信任你提供的資料。這種思考方式也可以稱為蝴蝶效應思考法,意思是根據現有資料,判斷他如何影響未來。重點不在於會變成怎麼樣,而是想變成怎麼樣。
(四)如何提高問題解決力
先設定一個議題,開始歸零發想,找出表面上看似無關,實際上能連結各項訊息的主要驅動力,並推論出令人拍案叫絕的答案。要做到這點,依靠的是貫徹始終,永不放棄的思考態度。
休息很重要,身心若沒有獲得足夠的休息,疲累會讓感官變得遲鈍,即使吸收再多新知,也不會產生共鳴。越忙,越要空出時間,讓思考恢復敏銳。
不要做無用的思考也是提升工作價值的訣竅之一。渾然忘我地做某件事情,和一邊放鬆、一邊集中精神的狀態非常相近。將自己設定在這種狀態,就能恢復清晰的思考。
只要讓思考範圍變寬,就能發現更多更好的可能性。即使當事人一心想成功、想變得更好,但只要他潛意識認為自己沒有那種價值,並逐漸變成心理障礙後,就無法改變現況。心理障礙一旦形成框架,就會迫使放棄對成功與蛻變的期待。每個人都有自己難以察覺的框架,因此我們應該時時保持警戒。
和別人對話時,要注意自己的思考狀態,避免跟著對方的邏輯走。利用分解思考一邊同意對方的話,一邊分解那些話的內容,在歸類成意見和事實就可以了。
客戶該怎麼做才能成功?成功的關鍵是什麼?為了達到這個目標應該做些什麼?看事情、想事情的時候一定要不斷問自己這些問題。當你對某件事情非常在意,或是充滿疑問的時候,資訊吸收力和思考能力都會大幅增強。平常就要養成由發問開始的習慣,這樣一來便能從客觀的角度進行判斷。
發問的時候要注意兩個重點,第一是一句話就要把問題問完,無法一言以蔽之的問題,會因為焦點不集中而分散思考的力量。第二是怎樣才能掌握問題的核心。
若一開始就抱著先入為主的觀念,朝著自己設想的答案發問,根本無法找出問題核心。放棄自己主觀的想法,抱著學習態度請教對方,相信對方擁有自己不知道的資訊,彼此對話或許會因此浮現出一些關鍵字,幫助重拾雙方都不小心遺漏的重點,或是產生新的可能性。另外,一旦被問到某個問題,不要馬上開始思考,要先養成判斷問題真假的習慣,找出真正問題。
電梯演說:簡潔有力的發問就是一口氣包含「問題+解決策略+實施方法」,讓對方可以當場判斷是/否。
(五)提高自我能力
從平時生活習慣做起,補充身體能量,留意生活細節,淨化內在,思考也會變得更加清晰。
工作上使用的文具和資料都以簡單為上,避免受到無用的事物拖累,負擔沉重。
找一位值得學習的榜樣,觀察他的工作方式、了解他的工作內容,然後挑出適合自己的地方,運用在自己身上。
身邊的人、事、物都充滿可能性,應該以超然中立的觀點看待它,也就是所謂的歸零發想。
(六)展現成果的能力
即使在過程中遭遇到各種難題,也要靠自己找出解決方法,設定問題解決的議題,再加以檢驗,並推論出正確答案。
即使不喜歡那個人,也能和他分享。也就是強迫自己至少找出對方的十個優點,敞開心胸,找出對方值得尊敬的地方。只要找到一些共鳴,就已經足夠願意與他共同解決問題。
主管還沒問,就要先報告。報告、聯絡、商量的步驟可以事先讓主管確認目前的工作進展有沒有偏離預定的主軸,或是有沒有讓客戶擔心的地方。
與其埋頭苦幹一一指示所有細節、獨撐大局,不如以開放的心胸聽取其他人的意見,獲得大家的信賴,讓別人產生好想和這個人一起工作的想法,並激發大家最佳潛力與表現。經營事業需要的是判斷未來發展的判斷力、將有關的人全部聚在一塊的號召力,以及讓計畫付諸實行的實踐力。
會議是一項非常耗費成本的活動,只有掌握每次會議的成果與成效,最後才能達成專案目標,得到高價值的成果。會議中如果只是滔滔不絕地陳述事實,而未說明意義,將會被質疑或沒人會有反應。
在會議中發表意見或提問時,最重要的不是為了貫徹自己的主張,而是把自己的意見或發問當成開端,拋磚引玉,引導其他人提出更有價值的想法或觀點。另外,說話的時候,也可以多多留意,把「我」改成「我們」。雖然這只是個小技巧,但無論是國家或工作,都一樣需要利用它把更多人拉進來一起參與,增進大家的共鳴與共識。
(七)簡報的技巧
最好的簡報就是能與聽者產生共鳴與共感的簡報,簡報有三項不可或缺的要素:
1.製作簡報
2.編輯成給大家看的資料
3.上臺報告
不建議一開始就使用powerpoint等軟體工具,必須先創造一個故事,把事實、理由以及最後的提案串聯起來,絕對可以更精準地將訊息傳達給對方。
同時整合故事和簡報資料的方式,可以使用金字塔結構的分析架構。最底部的事實就像粗壯的柱子一般直立並排,上一層是理由,頂點的部分則是由事實和理由推論出來的提案。金字塔結構的厲害之處,就是結構不佳的時候,從視覺就可以感受得到。另外,不管是簡報的說明文字或故事,建議試著用一句話總結你想說的事,字數最多不要超過一百字,人一口氣能快速瀏覽的文字數量是有限的,不要在想傳達的訊息中放入多餘的說明和解釋。
簡報內容基本上就是「一張圖表,一個訊息」──一個經過徹底調查,將所有資料結晶化後的訊息,以及一張簡單表示相關情報的圖表。只有如此簡潔有力的訊息,才能擁有打動客戶的力量。
二、讀後心得
本書內容淺顯易懂,內文所提方式非常實用,實際用於生活中應可獲得不錯效益。保持積極態度、強調品質、不斷提問、發現真正問題、做好向上管理、向客戶呈現可以接受及理解的簡報,將有效提升解決問題能力及管理能力。